在许多企业里，都会将各个层级的流程以文件的形式表述出来，以便于不同的人员能够按照流程所设定的路径运行，也能够确保当流程中的职能人员发生变化时，接替其工作的人员仍然能够保证流程的稳定性和延续性。文件编制人员的文字表达习惯不同，其他人员对内容的理解也就存在差异，比如：“安全生产反复抓、抓反复”这句话，对于有一定工作经验的人员来说，理解起来并不难，但是没有工作经验的人来说，理解起来就容易产生偏误。再比如，一个未成家的大龄青年说：“过去喜欢一个人，现在喜欢一个人。”说这句话的人可能觉得已经表达得非常清楚了，而接收这句话信息的人就不是那么容易理解，甚至产生歧义。
要减少文字表达所带来的偏差，就可以采取一些更清晰的流程语言，管理学上有一句话：“字不如表，表不如图”。流程图就是一种流程的直观语言，也就是说，在进行流程表述的时候，如果以大家普遍接受的图表方式进行呈现，信息更加容易获得理解，减少歧义。
什么是流程图？
流程图是描述一项任务、或实现目标的活动，所遵循顺序的一种图示方法。流程图可以直观地描述整个活动流动、信息流动的相互关系。在企业的日常管理中，按流程图的运用场景，一般可以分为三类，分别是：产品或工艺流程，工作或操作流程，业务流程等。
以下给出了一些常用的流程图形，如：
1）椭圆符号，是开始与结束的标志。用来表示一个过程的开始或结束。“开始”和“结束”写在符号内。
2）矩形符号，是活动标志。用来表示过程的一个单独的步骤。活动的简要说明写在矩形内。
3）菱形符号，是判断标志。用来表示过程中的一项判定或一个分岔点，判定或分岔的说明写在菱形内，常以问题的形式出现。对该问题的回答决定了判定符号之外引出的路线，每条路线标上相应的回答。
4）箭线符号，是流线标志。流线的箭头表示一个过程的流程方向，用以表示步骤在顺序中的进展。
5）文件符号，是文件信息标志。用来表示属于该过程的书面信息，文件的题目或说明写在符号内。
6）圆圈符号，是连接标志。用来表示流程图的待续，圈内有一个字母或数字。在相互联系的流程图内，连接符号使用同样的字母和数字，以表示各个过程是如何连接的。
还有其他的一些流程图的符号，我们就不一一列举。也有些人可能会认为，我就不用上面给出的流程符号，企业自己来设定一些流程符号是否可行？严格来讲，这是没有问题的，但是这样做可能带来的影响是增加了沟通的成本，因为企业当中的很多人在他以往的工作经验中，已经习惯了大家普遍采用的流程符号，要他们重新去适应一套新的符号语言，就会要付出更多的时间成本，所以按照大家普遍熟悉的符号语言，是一件省时省力的事情。
下图给出了流程图示例：
流程图是揭示和掌握封闭系统运动状况的有效方式。是信息、活动、物品流动的图形表现。流程图能够辅助企业的管理者进行决策，让管理者清楚地知道，问题可能出在什么地方，从而确定出可供选择的行动方案。
这些不同图形块之间以箭头相连，代表它们的流动方向。下一步何去何从，要取决于上一步的结果，典型做法是用“是”或“否”的逻辑分支加以判断。直观地描述一个具体步骤，对于准确了解事情是如何进行的，以及决定应该如何改进的过程极有帮助。流程图既可以用于管理设计，也可以用于管理优化工作中。
流程图的基本结构
1）顺序结构，按照顺序依次执行。如下图所示：
2）判断结构，在某一步骤进行判断（用菱形表示），是则执行B，否则执行C。如下图所示：
3）循环结构，若判定为是，继续执行主流程，若判定为否，重复执行上一步流程。直到判定为是，否则一直重复执行A，然后判定。如下图所示：
4）回形结构，是循环结构的变体（把“是”和“否”的流程对换），意思是一直执行A直到判定为否。如下图所示：
企业的流程图的形成，可以考虑以下的步骤展开：
1）明确业务需求和业务目标；
2）具体的任务分解，是一个流程完成还是多个流程完成；
3）确定每个流程的责任者（包括个人或部门），即谁是主导者，谁是参与者；
4）不同部门的岗位如何分工协作，在协作时的流动顺序；
5）如何优化效率，需要做哪些支持性的工作，怎样进行数据采集；
6）以什么方式呈现，流程的行为路径，以更好地完成任务。
